بررسی اجمالی سیاست های خرید

در این مقاله اطلاعاتی در مورد سیاست های خرید ارائه شده است. خط مشی خرید مجموعه ای از قوانینی است که روند لازم را کنترل می کند. سیاست های خرید به مدیران خرید کمک می کند تا با ایجاد یک ساختار سیاست که مطابق با الزامات خرید استراتژیک سازمان باشد ، استراتژی تهیه خود را اجرا کنند.

یک سیاست خرید شامل مجموعه ای از قوانین سیاست است. وقتی یک قانون سیاست را تعریف می کنید ، ابتدا یک نوع قانون را انتخاب می کنید. سپس با تعریف تنظیمات ، تاریخ شروع و تاریخ پایان این قانون ، یک قانون برای نوع قانون ایجاد می کنید.

به عنوان مثال ، یک مدیر یک سیاست ایجاد می کند ، نوع قانون سیاست کاتالوگ را انتخاب می کند ، و سپس یک قانون سیاست کاتالوگ را به این سیاست اضافه می کند. این قانون سیاست کاتالوگ مشخص می کند که از کاتالوگ ماجراجویی باید برای تهیه داخلی استفاده شود. بعد از اینکه سیاست خرید با یک سازمان خاص همراه است ، کارمندان آن سازمان هنگام ایجاد درخواست ها ، کاتالوگ ماجراجویی را می بینند.

تعیین سیاست ها به سازمان ها

قبل از اینکه یک سیاست عملی شود ، باید با یک سازمان در ارتباط باشد. سیاست های خرید با هدف سلسله مراتب کنترل داخلی تهیه شده است. بنابراین ، سیاست های خرید فقط برای سازمانها در سلسله مراتب اعمال می شود که دارای هدف سلسله مراتبی از کنترل داخلی تهیه هستند. همچنین می توانید سازمان ها را از لیست مسطح اشخاص حقوقی در جدول شرکت انتخاب کنید. این نهادهای حقوقی در چارچوب سیاست به عنوان "شرکت ها" تعیین می شوند.

تعیین کدام قانون اعمال می شود

بسته به نحوه پیکربندی سیاستهای خرید خود ، چندین قانون می تواند بر کاربران یک سازمان تأثیر بگذارد. مثالهای زیر روشهای مختلفی را نشان می دهد که می توانید خط مشی های خرید را پیکربندی کنید و نحوه اعمال سیاست ها هنگام انجام معامله را مشخص کنید.

مثال 1: پیکربندی خط مشی خرید ساده

سازمانهایی که کوچک و پیچیده تر هستند می توانند سیاست های خرید را توسط نهاد حقوقی تنظیم کنند و فقط می توانند از سلسله مراتب سازمان شرکت ها استفاده کنند.

برای Fabrikam ، یک تجارت کوچک ، نیازهای خرید کمی در سازمان متفاوت است. قوانین خرید فقط در بین اشخاص حقوقی سازمان متفاوت است. به عنوان مثال ، کارمندان Fabrikam Canada و کارمندان Fabrikam ایالات متحده کالاها و خدمات را از کاتالوگ های مختلف و فروشندگان مختلف خریداری می کنند. بنابراین ، Fabrikam سیاست های خرید خود را در سطح حقوقی تعیین می کند.

Fabrikam دو سیاست خرید ایجاد می کند. خط مشی A برای نهاد حقوقی ایالات متحده ، 1111 اعمال می شود. خط مشی B برای نهاد حقوقی کانادایی خود ، 2222 اعمال می شود. وقتی یک کارمند در نهاد حقوقی 1111 یک نیاز خرید را ایجاد می کند ، قوانین سیاست از خط مشی A. به دست می آیدمی بیند که کارمند در قانون سیاست کاتالوگ برای سیاست A مشخص شده است.

هنگامی که یک کارمند در نهاد حقوقی 2222 یک نیاز خرید ایجاد می کند ، قوانین سیاست از خط مشی B گرفته می شود.

توجه: اگر کارمند نهاد حقوقی 1111 یک مورد را به نمایندگی از یک کارمند حقوقی 2222 خریداری کند ، قوانین سیاست که برای حقوقی 2222 مشخص شده است (یعنی قوانین سیاست از خط مشی B) اعمال می شود.

مثال 2: پیکربندی پیچیده سیاست خرید

در مثال قبلی ، تمام قوانین خرید در یک سلسله مراتب سازمان واحد ، سلسله مراتب سازمان شرکت ها تعریف شده است. با این حال ، یک سازمان پیچیده ممکن است سیاست هایی را برای سلسله مراتب چند سازمان تعریف کند.

Contoso یک شرکت بزرگ است که برای کنترل فرایند نیاز به قوانین خرید پیچیده نیاز دارد. Contoso قوانینی را برای دو سلسله مراتب مختلف سازمان تعریف کرده است: کنترل خرید و خرید جهانی.

خط مشی 123 برای سلسله مراتب سازمان بخش برای بخش فروش - بخش فروش تعریف شده است. در خط مشی 123 ، قانون کنترل نیاز به خرید مشخص می کند که محدودیت ها باید برای حداقل مقادیر سفارش اجرا شود. در این قانون ، گزینه محدودیت حداقل سفارش سفارش انتخاب شده است.

خط مشی 456 برای سلسله مراتب سازمان کنترل خرید جهانی برای بخش فروش و بازاریابی تعریف شده است. در خط مشی 456 ، قانون کنترل نیاز به خرید مشخص نمی کند که محدودیت ها باید برای حداقل مقادیر سفارش اجرا شود. در این قاعده ، گزینه محدودیت حداقل سفارش سفارش DEVERCE انتخاب شده است.

سام در بخش فروش انگلستان - بخش فروش در دفتر انگلستان Contoso کار می کند. سیاست های مربوط به بخش و سازمان کنترل جهانی خرید سلسله مراتب برای بخش SAM اعمال می شود. هنگامی که سام یک نیاز خرید را ایجاد می کند ، سیستم باید تعیین کند که کدام خط مشی را اعمال می کند. سرپرست سیستم پارامترهای خط مشی خرید را تنظیم کرد تا مشخص کند که سیاست های خرید باید به ترتیب زیر تقدم اعمال شود:

1. کنترل خرید جهانی
2. بخش
3. شرکت

بنابراین ، خط مشی 456 برای نیاز به خرید که سام ایجاد می کند اعمال می شود و برای نیاز خرید حداقل مقدار سفارش لازم نیست.

قوانین سیاست

قانون سیاست کاتالوگ

قانون خط مشی کاتالوگ تعیین می کند که کاربران کاتالوگ تهیه در هنگام ایجاد نیازهای خرید ، کدام را مشاهده می کنند. اگر به کاربر اجازه سفارش محصولات را به نمایندگی از کاربر دیگر داده شود ، این درخواست از قانون سیاست کاتالوگ استفاده می کند که برای نهاد حقوقی و واحد عملیاتی درخواست کننده تعریف شده است تا مشخص شود کدام کاتالوگ را نمایش می دهد. قبل از اینکه بتوانید یک قانون سیاست کاتالوگ را تعریف کنید ، باید یک کاتالوگ تهیه را ایجاد و منتشر کنید.

قاعده سیاست دسترسی به دسته بندی

قانون خط مشی دسترسی به گروه تعیین می کند که کاربران در هنگام ایجاد نیازهای خرید به کدام دسته از آنها دسترسی دارند. اگر هیچ قانونی مشخص نشده باشد ، می توان تمام دسته های تهیه را به نیاز خرید اضافه کرد.

1. گزینه شامل قانون والدین را برای اعمال قانون خط مشی دسترسی به دسته سازمان والدین در این گروه انتخاب کنید.
2. در صفحه دسته های موجود ، دسته هایی را که این قانون برای آن اعمال می شود ، انتخاب کنید. هنگامی که یک دسته را انتخاب می کنید ، تمام دسته هایی که در سلسله مراتب بالاتر هستند نیز به لیست دسته بندی های انتخاب شده اضافه می شوند.
3. گزینه زیر شاخه های شامل را انتخاب کنید تا این قانون را در کلیه زیر شاخه های دسته انتخاب شده اعمال کنید.

قاعده سیاست طبقه بندی

قانون خط مشی دسته بندی چگونگی انتخاب کاربران می تواند فروشندگان را برای هر گروه انتخاب کند. همچنین الزامات مربوط به فرآیندهای دریافت و صورتحساب را تعریف می کند.

قانون تأیید مجدد برای سفارشات خرید

قانون تصویب مجدد یک قانون اختیاری است که معیارهای لازم برای تأیید مجدد را هنگام تغییر سفارش خرید تعریف می کند. هنگام تنظیم شرایط "نیاز به تأیید مجدد سفارش خرید" در گردش کار ، زمینه های انتخاب شده در گردش کار سفارش خرید ارزیابی می شوند.

توزیع حسابداری همیشه هنگامی که یک سفارش خرید تأیید شده با مدیریت تغییر تغییر یافته تغییر می کند ، تنظیم مجدد می شود. بنابراین باید توجه داشته باشید که اگر می خواهید در صورت تغییر برخی زمینه ها ، از تأیید مجدد سفارش خرید خودداری کنید ، توزیع حسابداری میدانی. تغییر یافته نباید به عنوان یک زمینه انتخاب شده برای تأیید مجدد درج شود.

خرید قانون RFQ مورد نیاز

قانون RFQ مورد نیاز خرید معیارهایی را برای نیاز به درخواست نقل قول (RFQ) برای خط نیاز خرید تعریف می کند. اگر یک خط شرایط را برآورده کند ، تمبر "RFQ غیر رسمی" یا "RFQ رسمی" در خط نیاز ظاهر می شود.

خرید قانون کنترل نیاز

قانون کنترل نیاز به خرید برای نیازهای مصرف نوع یک قانون اختیاری است. هنگامی که قوانینی از این نوع ایجاد می کنید ، می توانید گزینه ها را در برگه های مختلف تنظیم کنید:

• در برگه ارسال گردش کار ، می توانید زمینه هایی را که باید در خط نیاز وارد شوند ، پیکربندی کنید تا درخواست لازم برای تأیید ارسال شود.
• در برگه سفارشات سفارش ، می توانید زمینه هایی را که در شرایط خاص در شرایط خاص مورد نیاز است ، پیکربندی کنید. همچنین می توانید مقادیر سفارش را اجرا کنید.
• در برگه Dates ، می توانید پیکربندی کنید که آیا تاریخ حسابداری همان تاریخ درخواست شده است
• در برگه آدرس ، می توانید تعریف کنید که آیا کاربر مجاز به ایجاد آدرس های جدید در سیستم است تا در مورد نیاز خرید اعمال شود.

قانون هدف مورد نیاز

قانون هدف مورد نیاز یک قانون اختیاری است که نوع هدف مورد نیاز را تعیین می کند که برای یک نهاد حقوقی خاص مجاز است. مگر اینکه هدف دیگری در این قانون نشان داده شود ، نیازها به طور خودکار در هنگام ایجاد آنها هدف مصرف را دارند.

قاعده سیاست دسترسی به دسته بندی مجدد

قانون خط مشی دسترسی به رده بندی مجدد یک قانون اختیاری است که محصولاتی را که برای تحقق تقاضای لازم برای یک نهاد حقوقی خاص در صورت پر کردن هدف مورد نیاز تعیین می کند ، تعیین می کند.

قانون کنترل مجدد

قانون کنترل دوباره پر کردن یک قانون اختیاری است که زمینه هایی را که باید در خط نیاز وارد شود ، تعیین می کند تا در صورت پر کردن هدف از نیاز ، برای تأیید ارسال شود.

قانون ایجاد سفارش و تقاضا قانون ادغام

قانون ایجاد سفارش خرید و تقاضای ادغام ، قوانین خط مشی را برای استفاده در هنگام تولید سفارش خرید از یک نیاز خرید تأیید شده تعریف می کند. هنگامی که قوانینی از این نوع ایجاد می کنید ، می توانید گزینه ها را در برگه های مختلف تنظیم کنید:

• در برگه تقسیم سفارش خرید ، می توانید معیارهایی را برای تقسیم خطوط نیاز به خرید بر روی سفارشات خرید جداگانه تعریف کنید.
• در برگه انتقال قیمت/تخفیف ، می توانید هنگام ایجاد سفارش خرید ، توافق نامه قیمت را دوباره محاسبه کنید:
  • فقط در صورت عدم توافق نامه تجاری - قیمت ها و تخفیف ها فقط در صورت عدم توافق نامه تجاری یا قیمت پایه ، از نیاز خرید منتقل می شوند. اگر توافق نامه تجاری یا قیمت پایه برای کالا یا فروشنده وجود داشته باشد ، قیمت ها و تخفیف ها بر اساس توافق نامه تجارت یا قیمت پایه محاسبه می شوند و به سفارش خرید اعمال می شوند. مگر در مواردی که مشخص نشده باشد ، این رفتار پیش فرض است.
  • همیشه - قیمت ها و تخفیف ها همیشه از نیاز خرید منتقل می شوند.

  همچنین می توانید به درخواست کننده اجازه دهید روش قیمت و تخفیف را برای خطوط مورد نیاز خرید فردی تغییر دهد ، صرف نظر از قانون انتقال قیمت/تخفیف که تعریف شده است. برای فعال کردن این قابلیت ، گزینه Line Line Line Line را برای خرید انتخاب کنید.

  • هیچ اقدامی - خطوط مورد نیاز خرید در صفحه مورد نیاز خرید تأیید شده باقی مانده است. وضعیت خطوط مورد نیاز خرید تأیید شده است. با این حال ، خطاها باید قبل از ایجاد سفارش خرید برای خطوط مورد نیاز خرید حل شوند.
  • خط نیاز خرید را لغو کنید - خطوط مورد نیاز خرید لغو می شوند. اگر هنوز بخواهند موارد خط را درخواست کنند ، درخواست کننده می تواند یک نیاز خرید جدید برای خطوط لغو شده ایجاد کند.
  • ایجاد یک خط نیاز خرید جدید - خطوط مورد نیاز خرید لغو می شوند. پس از آن نیازهای خرید جدید تولید می شود که فقط شامل خطوط نیاز خرید هستند که اعتبارسنجی را شکست خورده اند. نیازهای خرید جدید که تولید می شوند وضعیت پیش نویس دارند. پس از برطرف شدن خطاهای اعتبار سنجی ، این نیازهای خرید را می توان دوباره ارسال کرد. به تهیه کننده خطوط نیاز خرید اطلاع داده می شود که خطوط لغو شده اند و برای خطوط مورد نیاز خرید که شکست خورده اند ، نیازهای خرید جدید ایجاد شده است.
  • سفارشات خرید را بصورت دستی ایجاد کنید - برای کلیه موارد نیاز خرید سفارشات خرید را به صورت دستی ایجاد کنید.
  • به طور خودکار سفارشات خرید را ایجاد کنید - به طور خودکار سفارشات خرید را برای کلیه نیازهای خرید تأیید شده ایجاد کنید. برای ایجاد سفارش خرید دستی ، هیچ نیاز خریدی برگزار نمی شود.
  • به طور خودکار سفارشات خرید را به جز در این شرایط ایجاد کنید - به صورت دستی سفارشات خرید را برای نیازهای خرید که مطابق با معیارهایی است که تعریف می کنید ایجاد کنید. تمام نیازهای خرید دیگر که تأیید شده اند به طور خودکار به خرید سفارشات تبدیل می شوند. اگر به طور خودکار سفارشات خرید را انتخاب کنید ، به جز در این شرایط ، می توانید دسته بندی های تهیه و فروشندگان را اضافه کنید تا مشخص کنید کدام خطوط مورد نیاز خرید تأیید شده برای پردازش دستی برگزار می شود. این گزینه می تواند برای موارد کاتالوگ داخلی ، موارد کاتالوگ خارجی و موارد غیر کاتالوگ اعمال شود. هنگامی که یک دسته تهیه را انتخاب می کنید ، هر زیرمجموعه ای برای آن دسته از تهیه ها نیز انتخاب می شود. گزینه All را برای یک نوع خاص از خط نیاز خرید انتخاب کنید تا تمام خطوط آن نوع خط را برای پردازش دستی نگه دارید.

  اگر می خواهید سفارشات خرید به طور خودکار از نیازهای خرید تأیید شده در هنگام اجرای کار دسته ای برای تولید سفارش خرید تولید شود ، ایجاد سفارش خرید خودکار را به عنوان گزینه کار دسته ای انتخاب کنید. این گزینه فقط برای خرید نیازهای لازم که نیازی به پردازش دستی ندارند ، اعمال می شود. با اجرای تولید خودکار سفارش خرید به عنوان یک کار دسته ای ، می توانید این فعالیت را در زمانی که منابع کمتری محدود می کنند ، برنامه ریزی کنید. اگر گزینه پیش پرداخت مورد نیاز در خطوط مورد نیاز خرید انتخاب شده است ، زمان تنظیم نیاز را برای گزینه پیش پرداخت برای نگه داشتن نیازهای خرید تأیید شده برای پردازش دستی انتخاب کنید. نیازهای خرید که برای پردازش دستی نگهداری می شوند می توانند فیلتر شوند تا بتوانید فقط آن خطوط مورد نیاز خرید را که نیاز به پیش پرداخت دارند مشاهده کنید.

  • اجازه ادغام تقاضا را نداشته باشید - هیچ خط نیاز خرید تأیید شده واجد شرایط ادغام تقاضا نیست. این گزینه به طور پیش فرض انتخاب می شود و فقط برای خرید خطوط مورد نیاز که برای ایجاد سفارش خرید نیاز به پردازش دستی دارند ، اعمال می شود.
  • همیشه اجازه ادغام تقاضا را بدهید - کلیه خطوط مورد نیاز خرید تأیید شده واجد شرایط ادغام تقاضا هستند. توجه: اگر گزینه ادغام همیشه تقاضا را در برگه ادغام تقاضا انتخاب کنید ، اما گزینه ایجاد سفارشات خرید را به طور خودکار در برگه ایجاد سفارش خرید دستی انتخاب می کنید ، تمام نیازهای خرید برای پردازش دستی برگزار می شود.
  • به ادغام تقاضا در این شرایط اجازه دهید - معیارهایی را تعیین کنید که تعیین کند که آیا خطوط مورد نیاز خرید تأیید شده واجد شرایط ادغام تقاضا هستند. برای هر نوع خط نیاز خرید ، می توانید معیارها را با دسته بندی تهیه و فروشنده تعیین کنید. اگر در این شرایط اجازه ادغام تقاضا را انتخاب کنید ، می توانید معیارها را با دسته بندی تهیه و فروشنده برای هر نوع خط نیاز خرید تعیین کنید. هنگامی که یک دسته تهیه را انتخاب می کنید ، هر زیرمجموعه ای برای آن دسته از تهیه ها نیز انتخاب می شود. اگر گزینه All را برای یک نوع خط خاص انتخاب کنید ، تمام خطوط نیاز خرید از آن نوع خط واجد شرایط برای ادغام تقاضا هستند.

  بازخورد

  ارسال و مشاهده بازخورد برای