راهنمای اساسی تجزیه و تحلیل ریسک پروژه

تیم های پروژه باید برای هر پروژه تجزیه و تحلیل ریسک انجام دهند تا از موفقیت آن اطمینان حاصل شود و در اثر حوادث قابل پیشگیری از بین نرود. ما نکات تخصصی در مورد تجزیه و تحلیل ریسک پروژه و کیت استارت آنالیز ریسک پروژه رایگان برای کمک به شما در شروع کار جمع آوری کرده ایم.

در این صفحه ، جزئیات مربوط به مزایای تجزیه و تحلیل ریسک پروژه ، انواع تجزیه و تحلیل ریسک پروژه ، مراحل اساسی تجزیه و تحلیل ریسک پروژه و یک کیت استارت قابل بارگیری با الگوهای و سایر منابع مفید را پیدا خواهید کرد.

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه چیست؟

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه فرایندی است که توسط آن یک تیم پروژه خطرات احتمالی یک پروژه را ارزیابی می کند. در طی این فرایند ، تیم ها تأثیر هر خطر را تجزیه و تحلیل می کنند و برنامه ریزی را برای جلوگیری یا کاهش خطرات بزرگ شروع می کنند.

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مترادف با ارزیابی ریسک پروژه است. هر دو اصطلاح فرایندی را توصیف می کنند که در آن تیم برای درک و مقابله با خطرات احتمالی کار می کند.

مؤلفه های اصلی تجزیه و تحلیل ریسک شامل شناسایی ریسک ، تعیین احتمال وقوع خطر و اندازه گیری تأثیر در پروژه در صورت وقوع است. این را می توان در یک فرمول اساسی بیان کرد:

خطر = احتمال وقوع وقایع x تأثیر رویداد

کریس رینولدز ، بنیانگذار و مدیرعامل مشاوره Arrowhead در تولسا ، اوکلاهما می گوید: "تجزیه و تحلیل خطر واقعاً به مانترا Smokey Bear برمی گردد:" فقط شما می توانید از آتش سوزی جنگل جلوگیری کنید. ""هدف این است که در اینجا فعال باشید. هنگامی که تجزیه و تحلیل را انجام می دهید ، قبل از اینکه به موضوعاتی تبدیل شوند که باید با آنها سر و کار داشته باشید ، با موضوعاتی مقابله می کنید. "

در حالی که تیم های پروژه اغلب در مورد خطرات منفی فکر می کنند ، یک خطر در یک پروژه نیز می تواند یک خطر مثبت یا فرصتی باشد. در این حالت ، تیم پروژه می خواهد خطر مثبت را درک کند. با این کار ، آنها می توانند بفهمند که چگونه می توانند احتمال آن را به بهترین وجه افزایش دهند و از آن استفاده کنند.

در این راهنمای جامع برای ریسک پروژه ، در مورد ریسک پروژه ، از جمله جزئیات مربوط به خطرات مثبت و منفی ، اطلاعات بیشتری کسب کنید.

تجزیه و تحلیل ریسک در مقابل شناسایی ریسک

بیشتر کارشناسان شناسایی ریسک را یک گام اولیه و مهم در فرآیند تحلیل ریسک می دانند. برای انجام تجزیه و تحلیل خطرات پروژه ، تیم شما ابتدا نیاز به شناسایی این خطرات دارد.

هنگامی که تیم خطرات پروژه را مشخص کرد ، می تواند آنها را در یک ریسک ثبت کند. سپس تیم برای تعیین احتمال و تأثیر هر خطر تلاش خواهد کرد. سرانجام ، آنها یک برنامه پاسخ به ریسک ایجاد می کنند تا به طور مؤثر به هر ریسک پاسخ دهند. در این راهنمای جامع برای شناسایی ریسک بیشتر بدانید.

شناسایی ریسک در مقابل تجزیه و تحلیل ریسک در مقابل مدیریت ریسک

شناسایی ریسک و تجزیه و تحلیل ریسک هر دو مؤلفه مدیریت ریسک هستند. مدیریت ریسک یک اصطلاح گسترده است که به شناسایی کلی ، تجزیه و تحلیل و پاسخ به خطرات مثبت و منفی پروژه اشاره دارد.

بیشتر کارشناسان شناسایی ریسک پروژه ، تجزیه و تحلیل ریسک و مدیریت ریسک را به شرح زیر تعریف می کنند:

• شناسایی ریسک: در حین شناسایی ریسک ، تیم شما لیست کاملی از خطرات را که می تواند بر پروژه شما تأثیر بگذارد ، تعیین می کند.
• تجزیه و تحلیل ریسک: در حین تجزیه و تحلیل ریسک ، تیم شما تجزیه و تحلیل کاملی از هر خطر را انجام می دهد تا مشخص شود که خطرات به احتمال زیاد اتفاق می افتد و ممکن است بیشترین تأثیر را در پروژه داشته باشد. سپس تیم از این تجزیه و تحلیل برای ایجاد طرحی برای جلوگیری یا کاهش آن خطرات استفاده می کند.
• مدیریت ریسک: مدیریت ریسک فرآیند کلی است که تیم شما باید برای شناسایی ، ارزیابی ، تجزیه و تحلیل و جلوگیری از برخورد با خطرات به منظور اطمینان از بهترین نتیجه ممکن برای پروژه خود ، پیروی کند.

مزایای تجزیه و تحلیل ریسک پروژه

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مؤثر مزایای مختلفی را برای سازمان شما فراهم می کند. این کمک می کند تا پروژه هایی را که در آن خطرات بیش از مزایا است ، استفاده نکنید. همچنین به سازمان شما این امکان را می دهد تا خطرات را که می تواند یک پروژه را از بین ببرد ، درک و جلوگیری کند.

مزایای تجزیه و تحلیل ریسک خوب پروژه شامل موارد زیر است:

• درک کاملی از ارزش پروژه ارائه می دهد: تجزیه و تحلیل ریسک پروژه به تیم و شرکت شما اجازه می دهد تا خطرات یک پروژه را به طور کامل درک کنند. به این ترتیب ، شرکت شما می تواند از انجام پروژه هایی که احتمالاً خطرات از مزایای آن بالاتر می روند ، خودداری کند.
• کمک می کند تا از برنامه ریزی صحیح پروژه اطمینان حاصل شود: درک احتمال و تأثیر همه خطرات مربوط به پروژه شما به شرکت شما امکان می دهد برنامه های واقعی تر و مفید پروژه را ایجاد کند.
• به جلوگیری از خطرات منفی کمک می کند: تجزیه و تحلیل ریسک خوب به تیم پروژه شما اجازه می دهد تا برخی از خطرات منفی را پیش بینی کرده و از آن جلوگیری کند.

   

رینولدز خاطرنشان می کند: "توضیحات شغلی هیچ کس می گوید ،" ما انتظار داریم که نیمی از روز خود را آتش بزنید. "وی گفت: "وقتی آتش سوزی می کنیم ، ما سوزن را حرکت نمی دهیم و کارهایی را که استخدام شده ایم انجام می دهیم ، بنابراین واقعاً باعث رشد سازمانها می شود.

در مورد برخی از این مزایا در این راهنما برای مدیریت مؤثر ریسک پروژه بیشتر بدانید.

ابزارها و انواع تجزیه و تحلیل ریسک پروژه

برای پروژه خاص خود می توانید از انواع مختلفی از تجزیه و تحلیل ریسک پروژه استفاده کنید. مثالها شامل تجزیه و تحلیل کیفی ، کمی و فنی است. همچنین چندین ابزار تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مانند ثبت ریسک ، تجزیه و تحلیل کمان و تجزیه و تحلیل سریع وجود دارد.

تیم های پروژه با پیروی از مراحل اساسی شناسایی خطرات و ارزیابی تأثیر آنها ، تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مؤثر را انجام می دهند. انواع خاصی از ابزارهای تجزیه و تحلیل و تجزیه و تحلیل ریسک به تیم ها کمک می کند تا فرآیندهای تجزیه و تحلیل ریسک پروژه خود را بهینه کنند.

انواع تجزیه و تحلیل ریسک پروژه

اینها برخی از انواع تجزیه و تحلیل ریسک پروژه است که تیم های پروژه ممکن است از آنها استفاده کنند:

• تجزیه و تحلیل ریسک کیفی: این متداول ترین روشی است که تیم های پروژه ریسک پروژه را تجزیه و تحلیل می کنند. تیم ها ممکن است آن را یک تحلیل ریسک کیفی بنامند یا از یک ماتریس ریسک کیفی استفاده کنند. در هر صورت ، تیم ها احتمالاً خطرات را در یک لیست یا در یک ماتریس قرار می دهند. سپس آنها ارزیابی خشن از احتمال و تأثیر خطر را انجام می دهند ، و همچنین هر یک از ریسک را برای هر عامل اختصاص می دهند. سرانجام ، آنها این اعداد را چند برابر می کنند تا شدت خطر را تعیین کرده و خطرات با نمره بالا را در اولویت قرار دهند.

   

به عنوان مثال ، در ثبت ریسک با مقیاس از یک تا پنج ، یک خطر ممکن است احتمال متوسط دو و تأثیر قابل توجهی از چهار داشته باشد. نمره ریسک کیفی آن هشت خواهد بود.

بالارد می گوید: "با کیفیت کیفی ، شما متخصصان تیم پروژه را خواهید داشت و بر اساس تخصص آنها می توانند ارزش این خطر را برای درک اینکه خطر چقدر قابل توجه است ، اختصاص دهند."

گرچه نمرات عددی باعث می شود این ارزیابی کمی به نظر برسد ، اما به جای احتمالات محاسبه شده ، هزینه های واقعی یا سایر داده های سخت ، به شدت ذهنی ، درک شده و احتمال خطرات متکی است.

با تجزیه و تحلیل ریسک کمی ، تیم شما ممکن است تصمیم بگیرد که 20 درصد احتمال وقوع یک رویداد وجود دارد و در صورت وقوع این رویداد 200،000 دلار هزینه شرکت را برای شرکت دارد. در این مثال ، نمره ریسک کمی 40،000 دلار خواهد بود. این تیم این رقم را با نمره کمی برای سایر خطرات مقایسه می کند تا تصمیم بگیرد که خطرات اولویت بندی چیست.

تجزیه و تحلیل ریسک فنی ممکن است از روش Delphi برای جمع آوری بهترین ورودی عینی متخصصان استفاده کند. در روش دلفی ، رهبران پروژه اطلاعات لازم را در مورد مشخصات پروژه پیشنهادی به متخصصان می دهند. سپس از متخصصان خواسته می شود خطرات احتمالی جدا از یکدیگر را ، غالباً از طریق نظرسنجی های کتبی ، شناسایی و ارزیابی کنند. تیم ها اغلب در طی فرآیند تجزیه و تحلیل ریسک فنی چندین دور ورودی را تکمیل می کنند.

ابزارهای تحلیل ریسک پروژه

این ابزارهای متداول است که تیم های پروژه هنگام انجام تجزیه و تحلیل ریسک پروژه از آنها استفاده می کنند:

• ثبت ریسک: ثبت نام های ریسک ممکن است اساسی ترین ابزار برای تجزیه و تحلیل ریسک پروژه باشد. آنها به اعضای تیم اجازه می دهند خطرات ، جزئیات خطر و برنامه های پاسخ به ریسک را لیست کنند. آنها همچنین به تیم ها اجازه می دهند تا خطرات پروژه را ردیابی و اولویت بندی کنند. برای شروع الگوهای ثبت ریسک مفید بارگیری کنید.
• شبیه سازی مونت کارلو: این یک شبیه سازی است که تیم پروژه از یک رایانه برای تجزیه و تحلیل هزاران تکرار یک فرآیند استفاده می کند. این شبیه سازی ده ها یا صدها متغیر را در نظر می گیرد که ممکن است جنبه های مختلف یک پروژه را تحت تأثیر قرار دهد ، مانند زمان ممکن است یک کار و هزینه های انجام یک کار. این شبیه سازی طیف وسیعی از نتایج حاصل از تکرارها را با استفاده از متغیرهای کمی متفاوت ارائه می دهد.

   

لوئیس کنتراس ، رئیس جمهور و مشاور اصلی Aztech Inteational ، یک مشاوره کالیفرنیا ، می گوید: ابزار مونت کارلو ممکن است "1000 بار تاس را بر روی مدت زمان انجام دهد."وی گفت: "ممکن است بگوییم ما می توانیم آن پروژه یک ساله را در اوایل نه ماه به پایان برسانیم. اما ، بدترین حالت ، می تواند تا یک سال و نیم پیش برود. سپس شما باید به آن نگاه کنید و بگویید ، "برای کاهش آن سناریوهای بدترین حالت می توانیم انجام دهیم؟"

"شبیه سازی مونت کارلو می تواند همین کار را برای هزینه های پروژه یا هر متغیر دیگری انجام دهد.

کنتراس توضیح می دهد که شبیه سازی مونت کارلو محاسباتی را انجام می دهد که هیچ تیم انسانی یا پروژه ای نمی تواند. وی می گوید: "با 100 کار ، اگر شروع به مشاهده اتصال آن وظایف ، وابستگی های متقابل کنید ، برای یک انسان غیرممکن است که ریاضیات را محاسبه کند تا تأثیرات واقعی را محاسبه کند.""این نوع ارزیابی مونت کارلو این کار را به سرعت انجام می دهد."

شبیه سازی مونت کارلو نیز مزیت دیگری را ارائه می دهد."این نوع ذهنیت را از بین می برد ،"

کنتراس می گوید."از آنجا که انسان - مدیران پروژه - هر چقدر هم که خوب باشد ، ما تمایل به خوش بین داریم. این برخی از عینیت را درج می کند ، کل تصادفی چرخاندن تاس ها بر روی آن مدت زمان و آن هزینه ها. "

برای کسب اطلاعات در مورد انواع مختلف ریسک ، به این راهنمای همه جانبه برای انواع ریسک پروژه مراجعه کنید.

فرآیند تحلیل ریسک پروژه

تیم های پروژه می توانند مراحل اساسی را برای انجام تجزیه و تحلیل ریسک مؤثر پروژه دنبال کنند. این مراحل شامل شناسایی ، ارزیابی ، ارزیابی ، کاهش ، نظارت و بررسی خطرات است. با پیروی از فرآیند تحلیل ریسک ، تیم ها می توانند بیشتر خطرات پروژه را پیش بینی و برطرف کنند.

اینها جزئیات مربوط به مراحل اصلی در فرآیند تحلیل ریسک پروژه است:

1. شناسایی ریسک: طوفان های مغزی تیم و تحقیق را انجام می دهد ، سپس لیستی از خطرات احتمالی پروژه را ایجاد می کند.
2. ارزیابی ریسک: تیم لیست کاملی از خطرات را برای تعیین اینکه احتمالاً بر پروژه تأثیر می گذارد ، ارزیابی می کند.
3. ارزیابی احتمال و تأثیر: تیم تجزیه و تحلیل دقیق تری از خطرات انجام می دهد و احتمال و تأثیر بالقوه آنها را تعیین می کند.
4. برنامه ریزی کاهش ریسک: تیم برای جلوگیری از وقوع خطر ، برنامه پاسخگویی را برای هر ریسک تهیه می کند ، یا در صورت وقوع با آن به طور مؤثر با آن برخورد می کند.
5. نظارت و بررسی ریسک: حتی پس از تنظیم برنامه هایی برای پاسخگویی به خطرات ، کار تیم شما به پایان رسیده است. تیم های پروژه باید به طور مداوم خطرات موجود را مرور کنند و با پیشروی پروژه ، خطرات جدید را تحت نظر داشته باشند. احتمال و تأثیر خطرات ممکن است تغییر کند.

    

حتماً تجزیه و تحلیل ریسک خود را در یک گزارش جامع ارزیابی ریسک پروژه مستند کنید و یک الگوی برنامه تجزیه و تحلیل ریسک پروژه را به عنوان بخشی از برنامه کلی مدیریت ریسک پروژه خود بارگیری کنید.

چالش در تجزیه و تحلیل ریسک پروژه

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه چالش های خاصی را برای تیم ها ایجاد می کند. این موارد شامل جمع آوری اطلاعات مناسب ، قادر به پیش بینی اینکه خطرات تأثیرگذارترین و نظارت صحیح از خطرات در حال انجام است ، می باشد.

اینها برخی از چالش های متداول برای تجزیه و تحلیل ریسک موفقیت آمیز پروژه است:

• جمع آوری اطلاعات مناسب: تیم شما برای شناسایی و ارزیابی خطرات مورد نظر که به احتمال زیاد در پروژه تأثیر می گذارد ، باید اطلاعات مناسب را جمع آوری و ارزیابی کند. اعضای تیم باید با افراد مناسب صحبت کنند و گزارش های بعد از عمل را برای پروژه های گذشته مشابه پیدا کنند. شناسایی اطلاعاتی که بیشترین کاربرد برای پروژه شما را دارد می تواند دشوار باشد.
• پیش بینی آینده: البته هیچ کس نمی تواند آینده را پیش بینی کند ، اما این همان چیزی است که تجزیه و تحلیل ریسک از شما می خواهد انجام دهید. تیم ها اطلاعاتی را برای پیش بینی های آگاهانه و هوشمندانه درباره آنچه ممکن است با این پروژه اتفاق بیفتد جمع می کنند ، اما پیش بینی های دقیق همیشه چالش برانگیز و ناقص خواهد بود.
• ثبات در ارزیابی ریسک: بخش ها و بخش های مختلف در سازمان شما باید بخشی از فرایند تحلیل ریسک باشد. بعضی اوقات این بدان معناست که تیم های جداگانه برای ارزیابی و کمیت خطرات از معیارها یا مقیاس های مختلف استفاده می کنند.

   

کیت استارت تحلیل ریسک پروژه

از این کیت استارت برای کمک به شما در تجزیه و تحلیل ریسک مؤثر در پروژه استفاده کنید. این شامل نسخه های خالی و مثال از یک ماتریس کمی و نسخه های خالی و نمونه ای از ثبت ریسک پروژه است.

در این کیت ، خواهید یافت:

• یک نسخه خالی از یک ماتریس کمی برای Microsoft Excel برای کمک به شما در ارزیابی احتمال و تأثیر خطرات مختلف.
• یک نمونه ماتریس کمی برای مایکروسافت اکسل برای راهنمایی شما از طریق تجزیه و تحلیل ریسک کمی.
• ثبت نام خطر پروژه خالی برای Microsoft Excel برای کمک به شما در درک نحوه ارزیابی و پیگیری صحیح مهمترین خطرات در پروژه خود.
• یک نمونه ثبت ریسک پروژه برای Microsoft Excel برای کمک به شما در درک نحوه استفاده از ثبت ریسک پروژه.

نمونه های ثبت ریسک پروژه

یک قدم مهم مهم در تجزیه و تحلیل ریسک پروژه این است که تیم پروژه ثبت نام ریسک پروژه ایجاد کند. ما نمونه هایی از ثبت نام های ریسک پروژه و یک نسخه خالی را که می توانید در کیت استارت آنالیز ریسک پروژه ما اصلاح کنید ، ارائه داده ایم.

با مدیریت کار در زمان واقعی در صفحه هوشمند ، ریسک پروژه را دریافت کنید

به مردم خود توانمند شوید تا با یک سکوی انعطاف پذیر که برای مطابقت با نیازهای تیم شما طراحی شده است - به فراتر و فراتر بروند - و با تغییر این نیازها سازگار شوید.

پلتفرم SmartSheet برنامه ریزی ، ضبط ، مدیریت و گزارش کار را از هرجای دیگر آسان می کند و به تیم شما کمک می کند تا مؤثرتر باشد و کارهای بیشتری انجام شود. در مورد معیارهای کلیدی گزارش دهید و در زمان واقعی کار را با گزارش های رول ، داشبورد و گردش کار خودکار ساخته شده برای اتصال و اطلاع رسانی تیم خود به کار خود ادامه دهید.

هنگامی که تیم ها در مورد کار و شفافیت وضوح دارند ، هیچ چیزی در این مورد وجود ندارد که در همان زمان چه چیزی می توانند انجام دهند. امروز SmartSheet را به صورت رایگان امتحان کنید.